Googleカレンダーの予約にチェックインさせる（はじめから）

スペースマーケット・インスタベース・Spacee などの予約を Googleカレンダーで受けている施設 向けのガイドです。予約の受け方は今のまま、そのゲストに UnlockOS でセルフチェックインしてもらい、鍵を受け取ってもらう までの設定を、上から順にたどれるようにまとめています。

ポイント: 予約サイトの掲載や予約の受け方を変える必要はありません。UnlockOS がカレンダーの予定を読み取って予約として取り込み、鍵を事前に用意します。運営者がやるのは、ゲストにチェックインURLを伝えることです。

全体の流れ

予約サイト ──→ Googleカレンダーに予定が入る
                    │ （UnlockOS が 5 分ごとに読み取り）
                    ▼
              UnlockOS に予約として取り込み ──→ 部屋の鍵を事前に発行
                    │
運営者 ──→ ゲストにチェックインURLを伝える（予約サイトの案内文・メッセージ・現地のQR）
                    │
                    ▼
ゲスト ──→ URL を開く → 名前で予約を探す → メールでログイン → 鍵を受け取る

#	やること	どこで	目安
0	始める前の確認（ロック・部屋）	アプリ連携 / 基本設定	確認のみ
1	Googleアカウントを接続する	アプリ連携 > 外部連携 > Googleカレンダー	3分
2	読み取りカレンダーを部屋に紐付ける	同上	部屋ごとに 1分
3	案内するチェックインとマッチングを選ぶ	予約管理 > チェックインタブ	5分
4	料金の設定を確かめる	チェックイン設定	確認のみ
5	ゲストにチェックインURLを伝える	予約サイト側の案内文など	10分
6	取り込まれた予約のゲスト名を確かめる	予約管理 > 予約一覧	確認のみ
7	テストチェックイン	スマホ	5分

ステップ0: 始める前に

次の 2 つが済んでいることを確認してください。まだの場合はチェックインセットアップガイドのステップ1〜2 を先に行います。

KEYVOX との連携（アプリ連携 > KEYVOX）
部屋とスマートロックの紐付け（基本設定 > 部屋）

取り込んだ予約には、その部屋に紐付いたスマートロックの鍵が発行されます。チェックイン設定で指定したユニットの鍵ではありません。部屋にロックが紐付いていないと、チェックインはできても鍵は表示されません。

チェックイン設定が 1 件も無い場合は、チェックインセットアップガイドのステップ4 で 1 件作っておきます。カレンダーの予約に使うだけなら、料金プランは選ばなくてかまいません。

ステップ1: Googleアカウントを接続する

アプリ連携 > 外部連携 を開き、Googleカレンダー カードを選びます
「Googleカレンダーを連携」 を押し、予約サイトが書き込んでいるカレンダーを持つ Google アカウントでログインします

詳しい画面の説明は Googleカレンダー連携にあります。

Googleカレンダーカードが表示されない場合: 施設でこの機能が有効になっていません。サポートに有効化をご依頼ください。

ステップ2: 読み取りカレンダーを部屋に紐付ける

接続すると 「読み取りカレンダー (他社予約の取り込み)」 が表示されます。

読み取り元カレンダー で、予約サイトが予定を書き込むカレンダーを選びます
紐付ける部屋 で、その予約を受け入れる部屋を選びます
「追加」 を押します

追加すると、その場で 1 回読み取り、以降は 5 分ごと に自動で読み取ります。予定を足した直後に取り込みたいときは、カードの 「同期」 ボタンを押してください。過去 7 日〜先 90 日の予定が対象です。

1 部屋 = 1 つの取り込み経路。 同じ部屋に iCal 連携や別のカレンダーも紐付けると、同じ予約が二重に取り込まれます。部屋ごとに 1 つだけにしてください。詳しくは Googleカレンダー連携を参照してください。

ステップ3: 案内するチェックインとマッチングを選ぶ

予約管理 の チェックイン タブを開くと、下の 「チェックインURL」 セクションに、紐付けたカレンダーが 「Google Calendar · 部屋名」 として並びます。カレンダーごとに次の 2 つを選びます。

項目	選ぶもの
案内するチェックイン	このカレンダーの予約に使うチェックイン設定。未選択なら施設の既定が使われます
マッチング	ゲストが自分の予約を探す方法。「コード/名前」を推奨します

なぜ「コード/名前」か: もう一方の「スクリーンショット」は、ゲストが予約サイトの予約確認画面を撮ってアップロードし、そこに写った日付で予約を探す方式です。時間貸しのスペースでは同じ日に予約がいくつも入るため、候補が何件も出てしまいます。名前で探せば、そのゲストの予約に絞れます。

同じカードで 適用フォーム を選ぶと、このカレンダーのゲストにだけチェックイン時のフォーム（利用規約への同意・本人確認など）を出せます（任意）。

ステップ4: 料金の設定を確かめる

カレンダーから取り込んだ予約の代金は、予約サイト側で支払い済みという前提で扱います。

料金プランでは課金されません。 割り当てたチェックイン設定に料金プランが選ばれていても、取り込んだ予約のゲストには請求しません。

ただし、デポジットか事前決済額があると、チェックイン時にその金額を請求します。 割り当てたチェックイン設定の内容で、次のように決まります。

支払いタイミング	デポジット	事前決済額	取り込んだ予約のゲストへの請求
なし	（何であっても）	（何であっても）	請求しない
なし以外	あり（金額 > 0）	（何であっても）	デポジットの金額だけ
前払い / 前払い＋後払い	なし	金額 > 0	事前決済額
上記以外			請求しない

追加の請求をしたくない場合は、ステップ3 で 支払いタイミングが「なし」のチェックイン設定、または デポジットも事前決済額も無いチェックイン設定 を割り当ててください。

ステップ5: ゲストにチェックインURLを伝える（いちばん大事）

取り込んだ予約のゲストには、UnlockOS から自動では何も届きません。 カレンダーの予定にはゲストのメールアドレスや電話番号が入っていないためです。チェックインURLは、運営者からゲストに伝えてください。

URL をコピーする

予約管理 > チェックインタブ > チェックインURL で、カレンダーのカードにあるURLの横の 「チェックインURLをコピー」 を押します。

このURLは 予約ごとではなく、割り当てたチェックイン設定ごとに 1 本 です。一度設定すれば、すべての予約で同じURLを使えます。カレンダーごとにカードは分かれていますが、同じチェックイン設定を割り当てたカレンダーは同じURLになります（ゲストは施設全体の予約から名前で探します）。

伝え方

手間が少ない順に並べています。

予約サイトの「利用方法」「入室方法」などの案内欄に載せる — 予約したゲスト全員に自動で届くので、毎回の作業が要りません
予約確定時のメッセージ（定型文）に入れる — 予約サイトのメッセージ機能でゲストに送ります
入口に QR コードを掲示する — URL を QR コードにして入口に貼ります。予約サイトの案内を読まずに来たゲストも、その場でチェックインできます

案内文の例:

【ご入室方法】
ご利用開始の24時間前から、以下のURLでチェックインできます。
https://checkin.unlockos.io/...（コピーしたURL）

1. URLを開き、ご予約のお名前を入力してください
2. メールアドレスを入力し、届いた確認コードを入力してください
3. 表示された鍵（暗証番号またはQRコード）で入室してください

キオスク用URLは使わないでください。 チェックインタブにある「KIOSK用URL」（入口に置くタブレット用）では、カレンダーから取り込んだ予約は検索に出てきません。カレンダーの予約には、上の チェックインURL を案内してください。

1 件だけ個別に送りたいとき

予約の詳細を開くと、ゲスト用リンク > チェックイン用リンク があります。このリンクは その予約専用 で、ゲストは名前を入力せずにチェックインに進めます。予約サイトのメッセージで個別に送るときに使います。

ステップ6: 取り込まれた予約のゲスト名を確かめる

ゲストは名前で自分の予約を探します。UnlockOS は カレンダーの予定の件名 をゲスト名として取り込みます。

予約サイトが書き込む件名の形式はサービスによって違うため、最初の数件は 予約管理 > 予約一覧 で、取り込まれた予約のゲスト名を確かめてください。

件名の例	ゲストが「山田太郎」で探すと
`山田太郎様会議室A`	見つかります（件名の一部に名前が含まれていれば一致します）
`山田太郎`	見つかります（空白の有無・全角半角の違いは吸収します。「太郎山田」と逆順に入力しても見つかります）
`山田太郎様`（空白なし）	「太郎山田」と逆順に入力すると見つかりません（空白で区切られていない件名は、順序の入れ替えを吸収できません）
`ご予約あり`	見つかりません
`Busy` または件名なし	見つかりません（ゲスト名は `GCal-` で始まる仮の名前になります）

名前は 2 文字以上で入力してもらいます。件名に Block / Buffer / 片付け時間 を含む予定（予約サイトが入れる準備・片付けの枠など）は、名前検索に出ません。

件名にゲスト名が入らない場合: 予約の詳細を開き、ゲスト名 をクリックして本人の名前を入力してください。運営者が予約の詳細を一度でも編集すると、その予約のゲスト名と備考は以後の自動読み取りで上書きされなくなります（カレンダー側で件名を直しても反映されません）。日時は引き続きカレンダーの内容で更新されます。

ゲストに伝えられる番号がある場合は、予約の詳細に出ている 予約コード をゲストに伝えておけば、名前の代わりにコードでも探せます。

ステップ7: テストチェックイン

紐付けたカレンダーに、今日の時間帯で 件名に自分の名前を入れた予定 を作ります
Googleカレンダー連携画面で、カードの 「同期」 を押します（押さなくても 5 分以内に取り込まれます）
予約管理 > 予約一覧 に予約が出ていることを確認します
スマホでチェックインURLを開き、名前を入力 → メールアドレスでログイン → 鍵が表示されることを確認します
確認が済んだら、カレンダーの予定を削除します（次の読み取りで予約がキャンセルされ、鍵も無効になります）

ゲストから見た流れ

案内されたURLを開く
予約時の名前（または予約コード）を入力して、自分の予約を選ぶ
メールアドレスを入力し、届いた確認コードを入力してログインする（このメールアドレスが、ゲストの連絡先として予約に記録されます）
フォームが設定されていれば入力する。事前決済額・デポジットがあれば支払う
鍵（暗証番号 / QRコード）と利用時間が表示される

チェックインできるのは 予約の開始 24 時間前から、終了 24 時間後まで です。それより早く開くと「まだチェックインできない」旨が表示されます。

知っておきたいこと

ゲストへの自動案内はありません。 取り込んだ予約にはゲストの連絡先が無いため、UnlockOS からの予約確認・リマインドは送られません。ステップ5 の方法でURLを伝えてください
キオスク（入口のタブレット）では検索できません。 カレンダーの予約は、ゲスト自身のスマホでチェックインURLから行います
鍵は事前に発行されます。 予約を取り込んだ時点で部屋の鍵を発行し、KEYVOX が利用開始の約 72 時間前からロックへ届けます
カレンダーで予定を変えると、UnlockOS にも反映されます。 時間を変えれば鍵の有効時間も変わり、予定を消せば予約はキャンセルされ鍵も無効になります（すでに利用中のゲストは除きます）
日時の変更・キャンセルは Googleカレンダー（または予約サイト）で行ってください。 UnlockOS 側で日時を変えても、次の読み取りでカレンダーの内容に戻ります

iCal（Airbnb など）で取り込む場合との違い

Airbnb などの iCal 連携で取り込んだ予約も、チェックインの仕組み（チェックインタブでの割り当て・チェックインURL・鍵の事前発行・料金の扱い）は同じです。違うのは次の点です。

	Googleカレンダー	iCal（Airbnb など）
設定する場所	アプリ連携 > 外部連携 > Googleカレンダー	予約管理 > iCal連携タブ
読み取りの間隔	約 5 分	約 30 分
ゲスト名	予定の件名がそのまま入る	予約サイトによっては名前が入らない（「Reserved」など）。予約の詳細でゲスト名を入力しておく

iCal 連携の詳しい設定は iCal連携を参照してください。

うまくいかないとき

ゲストが「予約が見つからない」と言う

次の順に確かめてください。

予約が取り込まれているか — 予約管理 > 予約一覧に出ていなければ、Googleカレンダー連携画面で「同期」を押し、ステータスが「エラー」になっていないか確認します
ゲスト名が入っているか — 予約の詳細のゲスト名が GCal- で始まる仮の名前や予約サイトの定型文になっていれば、本人の名前に直します（ステップ6）
チェックインできる時間か — 開始 24 時間前より早い、または終了 24 時間後を過ぎていると見つかりません
キオスク用URLを案内していないか — 案内するのは「チェックインURL」です（ステップ5）
すでにチェックイン済み・キャンセル済みでないか — どちらの予約も検索には出ません

チェックイン時に支払いを求められた

割り当てたチェックイン設定に事前決済額かデポジットが入っています。請求しない場合は、ステップ4 を参照して割り当てを変えてください。

チェックインできたのに鍵が表示されない

カレンダーを紐付けた部屋に、スマートロックが紐付いていない可能性があります。基本設定 > 部屋でロックを紐付けてください。

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