Google Drive連携 ヘルプ
概要
フォームで受け取った画像（宿泊者名簿の旅券・身分証の写真など）を、施設の Google Drive に保存するための連携です。
- 連携すると、新しく受け取った画像は施設の Google Drive に保存され、UnlockOS には残りません
- 管理画面（予約詳細・フォームの回答）からは、これまでどおり画像を見られます。UnlockOS が Drive から読み出して表示します（スタッフ各自の Google アカウントは要りません）
- 画像の項目を新しく追加する・有効にするには、この連携が必要です（フォーム管理 の「画像の項目と Google Drive 連携」）
この連携は、外部連携に Google Drive のカードが表示されている施設で使えます。
アクセス方法
接続設定 → 外部連携 → Google Drive カードをクリック
フォームエディタの「Google Drive を連携」ボタンや「UnlockOS に保存中」のバッジからも開けます。その場合は、連携が終わると元のフォームエディタに戻ります。
状態
| 状態 | 意味 |
|---|---|
| 未接続 | まだ連携していません。画像は UnlockOS に保存されます |
| 連携中 | 新しく受け取った画像は施設の Google Drive に保存されます |
| 要再認可 | Google アカウント側で UnlockOS のアクセスが取り消されました（パスワードの変更・権限の取り消し・Workspace 管理者によるブロックなど）。もう一度連携してください |
連携の手順
連携・解除ができるのは、施設のオーナー以上です。オーナー以外のスタッフには「オーナーに依頼してください」と表示されます。
- 「Google Driveを連携」 ボタンをクリック
- Google の画面で、保存先にする Google アカウントを選びます
- 「Google ドライブ」の権限にチェックが入ったまま許可します
- UnlockOS の画面に自動で戻り、「✓ 連携中」になります
要求する権限
UnlockOS が要求するのは drive.file だけです。UnlockOS が作成したファイルの読み書きしかできず、Drive にある他のファイルは見えません。
- 「Google ドライブ」のチェックを外して許可すると、連携は完了しません（「Google Drive へのアクセスが許可されませんでした」と表示されます）
- Google Drive 以外の権限まで許可された場合も、連携しません。もう一度始めて、Google ドライブの権限だけを許可してください
保存先
画像は Drive の 「UnlockOS フォーム画像」 フォルダに、年・月ごとに分けて保存します。フォルダにもファイルにも共有リンクは作りません。
どのアカウントで連携するか
会社の Google Workspace のアカウントで連携し、共有ドライブを保存先にすることをおすすめします。 個人の Gmail や、退職予定の方のアカウントで連携すると、担当者が替わったときに写真を引き継げなくなります。
- 別のアカウントで連携し直すと、これまでの写真は前のアカウントの Drive に残り、新しい写真から新しいアカウントに保存されます
- 担当者を替えるときは、解除せずに、新しいアカウントで連携し直してください
Drive に送れなかった画像（一時保存）
Google Drive に送れないとき（要再認可になった・Google が一時的に応答しない など）も、ゲストのチェックインは止まりません。そのあいだの画像は、UnlockOS が暗号化して一時保存します。
- 一時保存している枚数は、この画面に表示されます
- 一時保存の画像は、期限を切って消すことはしません（名簿の写しは保存義務の対象のため）
- 要再認可のあいだは、フォーム一覧にも閉じられない案内が表示されます。早めに再認可してください
連携の解除
「連携を解除」で、UnlockOS が保管しているこの施設の Google Drive の認可を削除します（前に連携していたアカウントの分も含みます）。
- Drive にあるファイルは消えません。 ただし、解除すると Drive に保存した画像は UnlockOS の画面から見られなくなります（Drive からは見られます）
- 一時保存中の画像は、解除しても UnlockOS に暗号化したまま残りますが、もう一度連携するまで Drive へは移りません
- Google アカウント側の許可も外したい場合は、Google アカウントの「サードパーティ製のアプリとサービス」から UnlockOS を削除してください（同じアカウントで Google カレンダーを連携していると、そちらも切れます）
フォームの画像の項目との関係
| 連携中 | 未接続・要再認可 | |
|---|---|---|
| 画像の項目を新しく追加する | できる | できない（「Google Drive を連携」から連携） |
| 無効の写真の項目を有効にする | できる | できない |
| すでに有効な画像の項目 | Drive に保存 | そのまま使える（UnlockOS に保存。「UnlockOS に保存中」と表示） |
フォーム一覧では、画像の項目を使うフォームがあって未接続のとき、連携の案内が表示されます。「あとで」を押すと、その端末では 30 日間表示されません。要再認可のときの案内は閉じられません。
よくある質問
Q: 連携しないと、既定の宿泊フォームの写真は受け取れなくなりますか？
A: いいえ。すでに有効な画像の項目は、連携していなくても今までどおり写真を受け取り、UnlockOS に保存します。連携が必要なのは、画像の項目を新しく追加する・有効にするときだけです。
Q: スタッフが「Google Drive を連携」ボタンを押せません
A: 連携・解除は施設のオーナー以上が行います。オーナーに依頼してください。
Q: 連携の途中でフォームエディタに戻ってきましたが、入力していた項目名が消えています
A: 項目名がとても長い場合は、戻り先に載せきれないため、元の画面には戻りますが入力欄は空になります。お手数ですが入力し直してください。